根据河南省测绘地理信息局《关于河南省基础地理信息数据等成果资料汇交的通知》（豫测函[2016]139号）文件精神(以下简称“通知”），为加强我省基础地理信息数据的接收与管理，河南省测绘资料档案馆完善了基础地理信息数据的汇交接收工作程序。
为确保基础地理信息数据的汇交质量，保证成果资料的完整性，档案馆加强了内控管理，在熟悉和掌握《河南省基础地理信息数据汇交注意事项》的基础上，制定了《河南省测绘资料档案馆接收基础测绘汇交成果流程表》，要求测绘成果及资料档案的接收、移交工作中，严格按照《通知》文件精神，在汇交成果的目录结构、数据格式、元数据、文档材料以及结合表属性结构等都要符合汇交要求，同时附有《河南省基础地理信息成果汇交交接单》、《河南省基础地理信息成果汇交清单》，相关责任人必须严格清点和履行签字手续。在成果接收完成全部手续后，报请档案馆领导审批，成果数据才能正式接收。档案馆还将在正式接收成果的基础上，继续开展数据备份和异地备份工作。
制度的建立落实了部门岗位责任，将汇交工作落实到每一个人，充分调动了工作人员的主动性和责任心，强化了档案管理制度。